Koszty podróży/ zakup biletów

Wyjeżdżający ma do wyboru jedną z dwóch poniższych opcji realizacji zakupu biletów lotniczych:

I. Indywidualny (samodzielny) zakup biletów - refundacja poniesionych kosztów po powrocie z wyjazdu:

Wyjeżdżający może dokonać samodzielnie zakupu biletu lotniczego, kolejowego lub autokarowego w biurze podróży lub bezpośrednio u przewoźnika. UMK dokonuje refundacji poniesionych kosztów po realizacji podróży na podstawie imiennej faktury wystawionej na imię i nazwisko Wyjeżdżającego (tzw. faktura na osobę fizyczną z prywatnymi danymi pasażera) / lub na podstawie imiennych biletów - jeśli przewoźnik nie wystawia faktur. Imienny dowód zakupu biletu stanowi załącznik do rozliczenia sporządzanego po powrocie z wyjazdu.

Jeśli płatność za bilet była dokonana inaczej niż gotówką, każdorazowo do zakupionego biletu należy dołączyć bankowe potwierdzenie płatności wygenerowane do pliku PDF z konta bankowego płatnika.

Uwaga! Dane UMK, tj. nazwa, adres, czy nr NIP na fakturze imiennej

na osobę fizyczną są niedopuszczalne.

II. Bezpośredni zakup biletów przez UMK na podstawie oferty z biura podróży:

Kolejność procedowania zakupu biletu przez UMK:

1. Pracownik Działu Nauki i Projektów CM informuje Wyjeżdżającego, o otrzymaniu zaakceptowanego "Wniosku o wyjazd za granicę", oraz zapotrzebowania w systemie WORK do realizacji, z jednoczesną prośbą o dokonanie przez wyjeżdżającego rezerwacji biletu w biurze podróży.

2. Wyjeżdżający kontaktuje się z biurem podróży, gdzie dokonuje rezerwacji biletu zgodnie z danymi podanymi we "Wniosku o wyjazd za granicę".

3. Biuro podroży przesyła ofertę zakupu biletu na adres mailowy pracownika Działu Nauki i Projektów CM:  izabela.trykowska@cm.umk.pl

4. Jeśli biuro podróży nie jest w stanie wykupić biletu dla danej osoby wyjeżdżającej w ramach limitu podanego we "Wniosku o wyjazd za granicę", Dział Nauki i Projektów CM informuje o tym Wyjeżdżającego. W takim przypadku Wyjeżdżający powinien wystąpić do dysponenta środków o zwiększenie limitu na zakup biletu i wymagane jest złożenie dodatkowej rezerwacji środków w systemie WORK.

5. Po pozytywnej weryfikacji oferty na zakup biletu, Dział Nauki i Projektów CM zleca zakup biletu do biura podróży, z jednoczesną prośbą o wystawienie faktury dla UMK.

6. Biuro podróży przesyła fakturę do Dział Nauki i Projektów CM w celu jej opłacenia przez Dział Finansowy CM, a zakupione bilety do Wyjeżdżającego.

Informujemy, że:

1. koszty dojazdu z Bydgoszczy do lotniska lub dworca kolejowego w Polsce rozliczane są w ramach delegacji krajowych, przez JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) - zapotrzebowania w WORK na koszty delegacji krajowych należy składać odrębnie od kosztów podróży zagranicznej, wskazując jako jednostkę realizującą JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) 

2. koszty podróży zagranicznej samochodem prywatnym na podstawie Zarządzenie Nr 1 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z dnia 1 stycznia 2026 r.278.82 KB w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.

Decyzja o wykorzystaniu samochodu prywatnego do realizacji podróży służbowej może być podjęta w szczególności, gdy:

• jest to uzasadnione ekonomicznie;
• skróci czas podróży;
• zabierany jest duży bagaż;
• brakuje dogodnej komunikacji publicznej;
• lub gdy podróżuje więcej niż jedna osoba delegowana.