Zagraniczne wyjazdy służbowe pracowników doktorantów i studentów Collegium Medicum UMK - Procedura

  1. Wniosek o wyjazd za granicę z akceptacją Rektora oraz dysponenta środków finansowych, prorektor i dziekani składają w Dziale Nauki CM.

  2. W celu uzyskania zgody na wyjazd za granicę na okres do 1-ego miesiąca pracownik zatrudniony na Wydziale, doktorant lub student powinien złożyć do odpowiedniego Dziekana (za pośrednictwem Działu Nauki CM) podanie (wraz z kompletem dokumentów) zaakceptowane wcześniej przez przełożonego (a w przypadku doktoranta wymagana jest zgoda opiekuna naukowego / kierownika studiów doktoranckich) oraz dysponenta środków finansowych.

  3. W celu uzyskania zgody na wyjazd za granicę na okres do 1-ego miesiąca pracownik niebędący nauczycielem akademickim (poza wymienionymi w pkt. 2) oraz kierownik międzywydziałowej i ogólnouczelnianej jednostki organizacyjnej powinien złożyć w Bydgoszczy do Prorektora ds. Badań Naukowych (za pośrednictwem Działu Nauki CM) podanie (wraz z kompletem dokumentów) zaakceptowane wcześniej przez przełożonego oraz dysponenta środków finansowych.

  4. W celu uzyskania zgody na wyjazd za granicę na okres powyżej 1-ego miesiąca pracownik zatrudniony na Wydziale, doktorant lub student powinien złożyć w Bydgoszczy do Prorektora ds. Badań Naukowych (za pośrednictwem Działu Nauki CM) podanie (wraz z kompletem dokumentów) zaakceptowane przez przełożonego oraz dysponenta środków finansowych.

  5. Wzór podania w załączeniu.

  6. W podaniu należy podać cel i termin wyjazdu, źródło finansowania oraz wskazać jakie świadczenia mają zostać sfinansowane przez Uczelnię oraz przygotowane przez Dział Nauki CM:
    • dokonanie opłaty konferencyjnej, zaliczki za noclegi,
    • wykupienie biletu lotniczego,
    • wypłata diet pobytowych, hotelowych.

    Uczelnia pokrywa koszty wskazane przez osobę wyjeżdżającą. Do podania należy dołączyć zaproszenie.

  7. Podanie należy złożyć w Dziale Nauki CM z odpowiednim wyprzedzeniem.

  8. Wszelkie operacje finansowe będą możliwe dopiero po wyrażeniu zgody przez osobę do tego uprawnioną (patrz pkt.1-4) oraz po wypełnieniu przez osobę wyjeżdżającą wniosku o wypłacenie zaliczki na podróż zagraniczną (wniosek do pobrania poniżej).

  9. PODRÓŻ 
    W przypadku finansowania kosztów podróży przez Uczelnię należy sprecyzować jakim środkiem transportu nastąpi podróż:
    • samolot: należy podać datę, przybliżoną godzinę odlotu/przylotu oraz lotnisko odlotu i przylotu.
      Zakup biletów lotniczych musi odbywać się za pośrednictwem Działu Nauki CM w:
      Biurze Podróży BRITAS sp. z o.o.
      Al. Papieża Jana Pawła II 49A
      70-415 Szczecin

      Koszty dojazdu do lotniska pokrywane są w ramach delegacji krajowych.

    • pociąg lub autobus: płatność za bilet nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej na:
      Uniwersytet Mikołaja Kopernika
      ul. Gagarina 11
      87-100 Toruń
      NIP 8790177291

    • samochód prywatny: w wyjątkowych przypadkach na wniosek zainteresowanych osób istnieje możliwość sfinansowania podróży własnym samochodem na zasadzie kilometrówki (Zarządzenie nr 129 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z dnia 5 października 2015 r. w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością Uniwersytetu). Do podania należy dołączyć wniosek o wyrażenie zgody na przejazd w podróży służbowej samochodem prywatnym (w załączeniu) zawierający uzasadnienie potrzeby wyboru powyższego środka lokomocji i propozycję stawki za kilometr oraz dwa egzemplarze umowy (w załączeniu). Zwrot następuje w złotówkach po zrealizowaniu wyjazdu i przedstawieniu dokumentów rozliczeniowych.

  10. POBYT
    Aktualnie obowiązujące stawki diet oraz limity noclegów przy wyjazdach zagranicznych określa Załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. Koszty noclegów rozlicza się na podstawie rachunków. W uzasadnionych przypadkach noclegi można rozliczać na zasadach ryczałtu, bez przedkładania rachunków. W takim przypadku wysokość ryczałtu wynosi 25% limitu na noclegi.

  11. OPŁATA KONFERENCYJNA
    Przy wyjazdach na konferencje następuje zwykle przedpłata opłaty konferencyjnej. W takiej sytuacji należy podać kwotę oraz dane niezbędne do dokonania przelewu: nazwę i adres właściciela rachunku, nazwę banku, IBAN oraz swift / BIC. W przypadku gdy wyjeżdżający dokona opłaty w formie gotówki lub karty kredytowej wówczas zwrot poniesionych kosztów nastąpi w walucie polskiej na podstawie rachunku bądź faktury wystawionej wyłącznie na Uczelnię.
    Dane do faktury:
    Uniwersytet Mikołaja Kopernika
    ul. Gagarina 11
    87-100 Toruń
    NIP 8790177291

    Istnieje obowiązek dostarczenia przez Wnioskodawcę faktury również w przypadku dokonania przez Uczelnię przedpłaty.

  12. Ubezpieczenie
    Przy wyjazdach zagranicznych obowiązuje indywidualne ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.

  13. Wizy
    Formalności wizowe, konieczne przy wyjazdach do niektórych krajów, jak np. USA, Chiny załatwiają sami wyjeżdżający.

  14. Rozliczenie
    Po powrocie z wyjazdu zagranicznego należy rozliczyć pobrane środki finansowe w ustawowym terminie 14 dni. W tym celu należy zgłosić się do Działu Nauki CM w celu wypełnienia i podpisania odpowiedniego formularza rozliczeniowego.



Do pobrania:

  1. docPodanie o wyjazd zagraniczny69 KB
  2. docWniosek o wypłacenie zaliczki32 KB
  3. pdfWniosek o wyrażenie zgody na przejazd samochodem prywatnym113.24 KB
  4. pdfUmowa o używaniu do celów służbowych samochodu osobowego, niebędącego własnością Pracodawcy163.92 KB
  5. pdfEwidencja przebiegu pojazdu – formularz rozliczeniowy125.8 KB